Stress mit dem Vermieter, der Vermieterin? Ist so ziemlich das Letzte, was man haben will. Darum freut man sich über eine schöne Erstattung, wenn die Betriebskostenabrechnung (oft auch Nebenkostenabrechnung genannt) in den Briefkasten flattert - und zahlt, wenn eine Nachzahlung gefordert ist. Doch: In beiden Fällen ist ein etwas genauerer Blick auf die einzelnen Kostenposten und das große Ganze sinnvoll! Wir erklären, worauf man achten sollte.

Betriebskostenabrechnung mit Formfehler?

Als erstes das Datum checken: Kam die Betriebskostenabrechnung überhaupt pünktlich an? Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss sie spätestens beim Mietenden sein. Umfasst der Abrechnungszeitraum mehr als zwölf Monate, ist die Betriebskostenabrechnung ungültig. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum kann jedoch möglich sein. Etwa, wenn man erst im Mai das Mietverhältnis begonnen hat, der Vermietende aber nach Kalenderjahr abrechnet. Guthaben müssen Vermietende übrigens auch nach dieser Frist noch auszahlen.
 
Zudem müssen Absender und Adressat korrekt sein. Ist etwa noch der Name des Vormietenden genannt? Dann handelt es sich um einen Formfehler.
 
Ganz wichtig: Die Abrechnung muss eindeutig und für Laien nachvollziehbar sein. Das heißt dann unter anderem auch, dass der Vermietende alle Kostenpositionen einzeln aufführen und abrechnen muss. Gesamtsumme und Individualkosten müssen jeweils ersichtlich sein. Jede unverständliche Kostenposition ist in der Regel ungültig.
 
Vermieter:innen sind zudem zur Angabe des Umlageschlüssels verpflichtet.

Welche Betriebskosten dürfen abgerechnet werden?

Nur vorher vereinbarte und vertraglich festgehaltene Betriebskosten sind von Mieterinnen und Mietern anteilig zu tragen. Folgende Kosten gelten, wenn die Miete laut Vertrag alle umlagefähigen Betriebskosten (anteilig) trägt:
 
1. Heizungskosten, Wasserkosten und Warmwasserkosten
 
2. Beleuchtung
 
3. Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
 
4. Schornsteinreinigung und Gartenpflege
 
5. Aufzugskosten
 
6. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
 
7. Hauswart-Dienste
 
8. Antennen- oder Kabelfernsehen (siehe roter Kasten rechts)
 
9. Grundsteuer
 
10. Sach- und Haftpflichtversicherungen

Sonderfälle in Sachen Nebenkosten

Finden sich im Mietvertrag keine Betriebskosten oder wird nicht pauschal von allen umlagefähigen Betriebskosten gesprochen, gilt die Bruttomiete. Mietende müssen hier nur für Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen.
 
"Sonstige Kosten" müssen im Vertrag konkret benannt sein, ansonsten sind sie in der Abrechnung ungültig. Diese müssen zudem regelmäßig anfallen und notwendig sein, darunter fallen z.B. Dachrinnenreinigung oder Graffitientfernung, wenn entsprechende Punkte auch im Mietvertrag zu finden sind. Wurden Ungeziefer aber beispielsweise nur einmalig bekämpft, so kommen für die Kosten nicht die Mietenden auf.
 
Verwaltungsgebühren dürfen Vermieter:innen ebenso wenig umlegen wie Reparaturkosten am Haus; sie müssen die Vermietenden selbst tragen.
 
Bei den Heizkosten ist gesetzlich geregelt, wie sie verteilt werden müssen: In der Regel müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden, der übrige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt.
 
Stand eine Wohnung leer, so dürfen Vermietende die Betriebskosten nicht auf die anderen Parteien verteilen, sondern müssen diese selbst tragen.
 
Sind nachweislich nur wenige Mieterinnen und Mieter für Verschmutzung und damit entstandene Kosten verantwortlich - beispielsweise durch Sperrmüll - müssen Vermietende die Kosten von den Beteiligten einfordern und können die Kosten nicht auf alle verteilen.
 
Ebenfalls dürfen Vermietende Kosten für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen am Haus nicht als Nebenkosten abrechnen. Gab es etwa Malerarbeiten im Treppenhaus oder wurde neuer Teppich ausgelegt, so haben Vermieter:innen selbst dafür zu zahlen.

Wie wirtschaftlich haben Vermieterin und Vermieter gearbeitet?

Nur angemessene und erforderliche Kosten dürfen den Mieterinnen und Mietern in Rechnung gestellt werden. Finden sich in der Betriebskostenabrechnung überhöhte Posten, ist man berechtigt, nach einer günstigeren Alternative - etwa einem anderen Anbieter - zu suchen und dies dem Vermietenden samt Widerspruch vorzulegen.

Betriebskostenabrechnung kontrollieren

Als Mieterin oder Mieter haben wir ein Anrecht auf Belegeinsicht. Dies heißt aber nicht, dass die Vermietenden uns die Sachen auf eigene Kosten zusenden müssen. Notfalls müssen wir uns bewegen und das Büro des Vermietenden aufsuchen, um die Belege einzusehen.

Im Zweifelsfall: Widerspruch einlegen

Widerspruch kann zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung eingelegt werden, und zwar schriftlich. Zudem muss man beweisen können, dass der Vermietende den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat, also am besten ein Einschreiben schicken.

Wann Betriebskosten nachzahlen?

Eine Nachzahlung muss innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Bei einem Fehler in der Betriebskostenabrechnung zahlt man am besten nur den Anteil, der berechtigt ist, und legt zudem innerhalb der 30-Tage-Frist Widerspruch ein.

Betriebskostencheck machen lassen - wer hilft?

Das Rüstzeug, um die Betriebskostenabrechnung zu überprüfen, ist nun gegeben. Wer es dennoch nicht machen will - aus Gründen, klar -, kann es auch machen lassen. Mieterschutzvereine helfen weiter, gegen Gebühr übernehmen sie teilweise sogar die Belegeinsicht bei der Hausverwaltung.
 
Für alle, die kein Mitglied im Mieterverein sind, helfen Start-ups wie Mineko oder Mieterengel. Dort zahlt man einmalig für die Prüfung. Die Kosten liegen dabei teilweise in der Höhe, die eine Jahresmitgliedschaft in einem Mieterverein kosten würde.

Ein Beitrag von SUPER.MARKT, 16.09.2024.